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如何對呼叫中心跨越績效指標設計

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設計績效指標是績效考核的核心環節,但很多企業對如何進行指標設計卻存在一些不恰當的理解,結果造成了考核的偏差和失誤,甚至流于形式。
誤區一:所有指標皆量化”
許多企業在進行績效指標設計時,出言必稱量化”。在這些企業看來,只有每項工作都有明確的量化標準才便于考核。事實上,將指標完全量化是不現實的,量化指標并不是績效考核的最終目的,量化”和可衡量”只是確保考核實施的方法而已。
一般來說,量化”的指標多集中在業務部門領域,而職能部門工作只能通過轉化指標來實現指標的量化”,如:時間、數量、質量、成本等。而無法量化的工作通常要實現可衡量”,主要通過設立明確的評價標準來實現。這類工作屬于與人打交道的、服務性的、制度文本類等定性工作,通常無法用簡單的量化來評價其內在質量。這時,可以通過對工作標準、工作產出進行明確描述和層級劃分,讓人們能區分出好壞優劣,使工作結果一目了然。
誤區二:指標”和標準”混淆
績效指標并不是考核的全部內容,在員工考核中,很大一部分工作是需要對標準”進行考核的。
我們日常的工作通常可以分為兩類,一是項目性工作,即有時間限制、講究明確的結果、完整獨立的工作;二是程序性工作,即按照流程講究效率、正確性的工作。對于項目型工作我們可以用指標考核,而流程性工作可以用標準考核。
項目性的工作有間斷性、工作結果經常變化、結果具有不確定性,如業務類和研發類崗位的工作等。對于這些工作而言,本月的工作重點、工作產出可能與下月并不完全一樣。這時需要設計階段性的目標進行考核,而下一階段考核指標可能就會改變。
程序性、輔助性的工作,周而復始,主要是按照工作規范或工作流程來開展,這樣的工作每天、每月甚至每年都一樣。如:司機、保潔員、會計、操作工等部分工種,這樣的工作就不能硬性規定汽車每天行駛里程,每天打掃幾遍地,每天打印多少頁文件等。這時可以確定其工作標準和規范,讓他們遵照執行就可以了,這樣的標準或規范就不需要每月都變,甚至可以很長一段時間都不變。
有些崗位是標準”+指標”一起考核的,如:財務部經理的工作,票據審核出錯率、帳務登記及時率等,是屬于每天都必須完成的工作范疇,可以用相應的標準考核,而提交財務報告、籌款額等就是階段性的工作,可以用指標來考核。
誤區三:所有工作都設定績效指標
如果一些工作,員工們已經完成得非常好,也已形成良好的工作習慣,就可以考慮不再列入指標,不再考核了。
如果一些關鍵性指標,目前還沒有經過科學的測量,沒有管理數據做支撐,就只能用其它指標來代替,等到基礎好的時候再設定具體的績效指標。如:商品周轉率在很多企業是一個比較重要的指標,但在手工記賬的情況下,很難統計出準確的數值,這時信息系統的上馬及培訓就可以列為企業此階段的一個指標。
需要付出很大成本,管理代價很高的指標,也可以暫時不列入考核范圍,因為這樣做很容易陷入為考核而考核的窘境。如客戶滿意度指標,雖然是一個非常好的指標,但往往很難調查或得出不真實的數據,這時就可以放棄這個指標,用其他容易衡量的指標來代替,如客戶投訴率或單位客戶銷售增長率等指標。同樣的指標還有培訓投資回報率等此類指標,因為要測算這類指標需要花費很大代價,而且得不償失,這時就可以暫時不用或用其他指標來代替。
誤區四:績效指標設計過于詳盡
許多企業設計的指標眾多,洋洋灑灑十多項,德勤能績、工作習慣、勞動紀律甚至五講四美三熱愛樣樣俱全,而且每部分都占一定的權重。這樣的指標看似詳盡,能全面反映一個人的真實表現,實際上卻是眉毛胡子一把抓。指標數量太多,不僅會使員工失去工作重點,而且容易滋生無所謂”的不良心態。因此,在設計指標時要突出關鍵性,向重點傾斜。現在經常采用的是關鍵業績指標(KPI),通過對崗位關鍵成功要素、關鍵職責的產出分析,得出企業的KPI,讓員工抓核心和重點。一般來說,指標設計三到五項就可以了,要保證指標能涵蓋其80%的工作。同時,關鍵性指標要在整個指標中占絕對性的權重,這樣才能引起人們足夠的重視,保證企業主要工作能順利完成。
另外,能用規章制度來檢查的工作,就不需要另設考核指標。比如:員工違規違紀行為、遲到早退等,有相關制度進行處罰,再考核就造成雙重懲罰。
每天例行、簡單的工作,也不需要設為指標,像打電話、打掃衛生、計劃總結、例會等。這些工作是完成指標的必備或輔助過程,他們的工作結果可以在指標中得到體現,就不需要另外考核。在這里會碰到一個問題,沒有考核的工作,員工就不做,怎么辦?這時可以增加能力態度考核、強化制度文化建設,或者是給主管一個臨時性的權重等措施,以避免這種情況的出現。
誤區五:指標一成不變
有些企業的績效指標往往幾年下來都沒有變化,一幅老面孔,這樣的指標往往會跟不上變化,指標考核成了走形式。指標必須根據形勢的變化及時調整。市場的需求是什么,客戶的要求是什么,必須在績效指標中得到及時的體現。企業重點是什么,就應該考核什么;企業關注什么,就必須考核什么。當現實發生改變時,不僅指標要及時調整,評估標準、權重也可以隨時調整,這樣才能及時反映企業的經營重心。
如果企業這段時間的新產品銷售額上不去,就可以把新產品銷售列入考核指標;如果員工銷售已經打開了局面,需要擴大戰果,這時就可以調整標準,增加銷售額指標;如果需要特別強調某項指標的重要性,這項指標的權重就可以適當加大。
誤區六:指標沒有進行動態調整
指標設計完成后一定要經過檢查,這樣才能避免執行過程中的推諉、走樣、沖突,甚至不了了之的情況。檢查內容主要包括:
首先,指標有無相應資源支持,現實條件是否具備?許多企業喜歡定大指標,超前指標,動不動就沖擊行業前三甲,結果往往是說起來激動人心,做起來無從下手,這必然導致指標執行無疾而終。
其次,指標是否符合SMART原則?即具體的(Specific)、可衡量的(Measurable)、可達成的(Achievable)、現實的(Realistic)、有時間限制的(Timebound)。如果指標不清晰,員工理解有偏差,在考核中就很容易爭執不休。
再次,指標是否上下貫通?上級主管的重點工作是否都在員工指標上有所體現,是否被列為部屬的重點性工作?如果上下指標出現錯位、不一致,就會導致指標與結果之間出現偏差,甚至南轅北轍。
最后,指標是否左右協調?本部門的指標是否和其它部門指標相沖突?如果存在這種情況,本部門指標雖然完成得很好,但是以犧牲其它部門指標作為代價的,即使完成了,從公司總體考慮也是不合格的。
因此,經過慎重思考、上下級充分溝通、左右部門反復協調,這樣才能形成一個真正可執行的、有價值的指標。

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