電話機器人的作用是實現從銷售線索到發掘意向客戶的自動化，讓銷售人員把重點放在真正有價值的銷售轉換上，提高銷售線索篩選效率和銷售轉換率。其主要工作流程可概括為：自動撥打——自動記錄——自動應答——自動分類。

自動撥打是最基礎的功能，即銷售人員無需手動撥號，系統可按照外呼任務中提供的號碼列表自動撥號。自動撥號功能分為了自動批量外呼和預測式智能外呼。自動批量外呼比較簡單，只能實現系統自動撥號功能；預測式智能外呼系統能夠判斷號碼是否接通，在客戶接通后再根據坐席忙閑情況，將客戶轉接至人工客服。

自動記錄是指電話營銷機器人能夠在通話錄音的基礎上，基于語音識別和語音轉文本技術將機器人與客戶會話內容進行留存，將會話內容進行錄音記錄，并精準轉化成文字，方便管理人員分析查看。

自動應答是在預測式智能外呼功能的基礎上集成了語音會話機器人，即系統除了可以判斷線索是否為有效號碼之外，還可以通過與客戶的會話判斷客戶是否具有購買意圖。自動應答功能依賴于語音識別(ASR)、口語理解(SLU)、對話管理(DM)、自然語言生成(NLG)和智能文本轉語音（TTS）技術，同時需要管理員基于業務場景進行話術配置。自動應答功能是否好用一方面依賴于以上五類底層的人工智能技術，同時還與系統能否支持靈活的業務配置方案有關。

自動分類是指系統根據以上環節的信息對客戶進行分類，分類層級包括了數據清洗、數據初篩、客戶分級和客戶畫像四類，越往后對客戶篩選和分類的精度越高，越有助企業的精準營銷，同時對電銷系統的智能化程度和功能完備性要求也越高，一方面需要機器人在自動會話中能夠獲取豐富的客戶數據；另一方面，系統能夠對數據進行提取，自動對客戶打標簽，分類等，從而實現客戶分級和分類。