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根據成功法則的整理進行業務模式的改良

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進行結果驗證時,針對業務計劃的戰略立案,業務管理負責人和實施外呼結果驗證的負責人都應該共同明確以下三點:(1)驗證什么;(2)驗證的方法;(3)驗證中必需的數據及其提煉方法。這很重要。為了得到驗證結果,除了打電話的件數和訂購數等一般的數據以外還需要什么數據呢?還有,這些數據從哪里、通過什么方式取得?精通外呼業務操作的職員們也應該加入進來一起研究討論。這個階段的交流欠缺的話,本來應該驗證的關鍵點就會被遺漏,就會發生數據抽取方法錯誤等等問題,導致無法發現根本的問題和改善的策略。
為了防止這樣的事情發生,有效的方法是:在測試運營階段的戰略立案時(第四章中已列舉),業務管理負責人和結果驗證負責人就組成團隊,針對正式運營構筑一系列結果驗證的流程。兩者互相配合推進驗證,初次從結果驗證提煉有益的成功法則是可能的。與此同時,具體確認工作量和驗證成本也是可能的。還有,在測試運營階段,確認結果驗證流程的意義還體現在避免操作的風險上,例如個人信息獲取時對來自顧客的詢問的處理方法等。
作為參考,下面介紹•一個關于transcosmos進行結果驗證的例子。公司在受某企業客戶的委托進行促銷類型的電話外呼的案例中,嘗試了如圖5-2所示的結果驗證法。(事例的詳細情況參照第六章實例:拯救減肥食品郵購公司。)預測數值和實際數值之間的差距,其中會存在各自不知道的一些專業用語,但是大家之間的密切討論、互相學習技術技巧等,在大大降低正式運營中風險的同時,也成為達成電話外呼目標的必勝法。
首先,從業務管理的負責團隊中選出支持進行結果驗證的人員,聽取顧客和話務員的談話;接著,根據文本挖掘(Textmining)來分析談話,得出和商品的使用經驗及效果有關的內容,共同的決定性訂購因素(即成功法則的提煉);再根據對分析結果的解釋,由結果驗證團隊的話務員把感受到的顧客興趣程度等信息反映給主管,對腳本進行改善(即業務模式的改良):戰略立案、業務管理、結果驗證團隊在共同發揮自己的才能。在這個案例中,通過這一系列措施的采取終于在短短的7個星期內,成功地使訂購數增長了200%(也就是3倍)。
戰略立案、業務管理、結果驗證各負責人共同工作,找出為了讓成功模式真正獲得成功,需要改變原有的習慣,追加新的規則。對呼叫中心的現場而言,通常會出現為了避免乍看非常繁瑣的程序,而使成功模式無法貫徹的情況。不習慣的作業模式不僅伴隨著一時低下的效果,最后還會給整個現場帶來很大的風險。
若由于操作現場的不穩定性而陷入混亂狀態,好不容易引入的成功模式就失去了機能,結果驗證的程序也不得不停止。不僅如此,由于不習慣新體制,甚至會帶來話務員的工作動力下降和離職率上升的危險。為了使現場的風險降低到最低,分階段導入成功模式就十分重要。冠軍/挑戰組方法就是一個有效的、分階段引入成功模式的方法。以技術相對穩定的話務員為中心,編成挑戰組,先在他們中間評估成功模式的運用實效。在此期間,其余話務員作為冠軍組,維持現行的操作方式。此后,漸漸讓冠軍組轉為挑戰組,在全體表現安定的同時,使成功模式潛移默化地滲透進去。而且,假設成功模式在挑戰組中無法順利引入,也能夠馬上恢復到原來的模式,從而將由于失敗而造成浪費的投資被控制在最小范圍內。
這種方式的優點是,挑戰組的話務員由于要作為先驅實施新的模式,可以不畏危險,以挑戰的姿態進行。在培育挑戰組話務員的過程中,又可以自發地指出問題并改善方案。那些經常與顧客進行對話的話務員的建議,能成為更進一步接近成功法則的重要啟示:
:此外,如果每隔一段時間讓兩個組進行工作輪崗,不僅可以防止產生工作分配不公和業務陳舊化的情況,還能提高話務員的積極性。

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