如果中國(guó)企業(yè)500強(qiáng)中采用文件管理外包服務(wù)的比例能夠達(dá)到世界500強(qiáng)85%的平均水平，每年就可節(jié)約667億元人民幣。這既是對(duì)國(guó)家倡導(dǎo)的節(jié)能減排理念的踐行，也是在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境下抵御風(fēng)寒”的小妙招。

　　IT行業(yè)的冬天已經(jīng)到來(lái)。為應(yīng)對(duì)寒冬，多數(shù)企業(yè)采取了收縮市場(chǎng)戰(zhàn)線、縮短產(chǎn)品線、減少?gòu)V告促銷(xiāo)投入、簡(jiǎn)化渠道等緊縮措施，準(zhǔn)備進(jìn)入寒冬休眠期，但是也有不少的企業(yè)在逆境中創(chuàng)新?tīng)I(yíng)銷(xiāo)手段，利用自身的信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提高自身和客戶的御寒能力，以立思辰、富士施樂(lè)、東芝、理光為代表的文件管理外包服務(wù)商就是其中的代表。

　　小改變 大節(jié)約

　　成立于1985年，年銷(xiāo)售額高達(dá)12億元的北京飛機(jī)維修工程有限公司原有復(fù)印機(jī)75臺(tái)，打印機(jī)471臺(tái)，年輸出量1200萬(wàn)印—1500萬(wàn)印。2000年開(kāi)始采用立思辰文件管理外包服務(wù)以后，網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接率從最初的5%提升至93%，設(shè)備冗余下降了63%，而輸出成本卻下降了15%以上。

　　所謂文件管理外包服務(wù)，就是指企業(yè)將所有打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、一體機(jī)等文件設(shè)備的運(yùn)營(yíng)管理全部外包給專業(yè)的文件外包服務(wù)商，由外包商對(duì)設(shè)備進(jìn)行必要的調(diào)整并予以整體優(yōu)化調(diào)整，部署文件管理軟件，并全面接管設(shè)備的運(yùn)營(yíng)、耗材更換、維保等。客戶只需管理外包商，并以按需打印、按張付費(fèi)的形式向外包商支付費(fèi)用，而無(wú)需為耗材、維修等單獨(dú)付費(fèi)。文件管理外包服務(wù)充分體現(xiàn)了社會(huì)化分工和精細(xì)化管理的趨勢(shì)，即用戶專注于自身的核心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，而將非核心環(huán)節(jié)交給更專業(yè)的外包商。

　　對(duì)此，北京立思辰科技股份有限公司董事長(zhǎng)池燕明舉例說(shuō)明：立思辰服務(wù)的一家大型上市公司在北京的總部原有數(shù)十臺(tái)復(fù)印機(jī)、600多臺(tái)打印機(jī)和傳真機(jī)，設(shè)備的狀態(tài)差且運(yùn)行成本高。文件管理外包項(xiàng)目實(shí)施后，該公司的文件輸出設(shè)備數(shù)量下降了56%，在同等印量情況下，僅耗材等顯性費(fèi)用，就降低了15%以上。通過(guò)軟件管理，哪個(gè)部門(mén)輸出量是多少、彩色多少、黑白多少、費(fèi)用多少，隨時(shí)一目了然。員工開(kāi)始自覺(jué)地控制印量，雙面打印、多合一打印等環(huán)保節(jié)約措施得以實(shí)施。文件的分發(fā)、存儲(chǔ)、檢索、安全等管理和流程同時(shí)得到改善。整個(gè)企業(yè)的文件管理格局完全改變了。

　　其實(shí)文件外包服務(wù)在國(guó)外有著相當(dāng)長(zhǎng)的歷史，最初起源于1956年在美國(guó)建立的施樂(lè)商業(yè)復(fù)印服務(wù)中心。1971年，施樂(lè)復(fù)印中心提出設(shè)備管理的概念并簽訂了第一個(gè)設(shè)備管理合同，此后，專業(yè)的文件服務(wù)理念逐漸被國(guó)外的大企業(yè)所接受。在2007年中國(guó)文件管理外包服務(wù)市場(chǎng)品牌結(jié)構(gòu)統(tǒng)計(jì)中，富士施樂(lè)以53.87%的份額領(lǐng)先，本土企業(yè)立思辰以4.55%的份額排名第二，領(lǐng)先惠普、理光、東芝等對(duì)手，而前7名中僅有1家中國(guó)公司。

　　據(jù)國(guó)際外包協(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)，世界500強(qiáng)企業(yè)中的85%以上采用文件管理外包服務(wù)，它能夠幫助企業(yè)降低文件處理成本10%—25%。盡管?chē)?guó)內(nèi)企業(yè)應(yīng)用率不足5%，但最近一兩年，中國(guó)的客戶開(kāi)始接受新的理念，這個(gè)市場(chǎng)已經(jīng)接近爆發(fā)增長(zhǎng)的前夜。”中國(guó)惠普有限公司打印及成像系統(tǒng)集團(tuán)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)經(jīng)理?xiàng)钭咏瓕?duì)此充滿了信心。

　　弱市場(chǎng) 新機(jī)遇

　　當(dāng)整體經(jīng)濟(jì)衰退時(shí)，外包業(yè)務(wù)卻將獲得增長(zhǎng)。這一業(yè)內(nèi)共識(shí)再次得到證實(shí)：PBMS公司在過(guò)去的兩年間業(yè)務(wù)增長(zhǎng)高達(dá)29%，立思辰過(guò)去3年連續(xù)以50%的速度增長(zhǎng)。盡管人們并不認(rèn)為所有的業(yè)務(wù)增長(zhǎng)均來(lái)自經(jīng)濟(jì)衰退的因素，誰(shuí)也不能否認(rèn)，文檔應(yīng)用量大的行業(yè)在這個(gè)時(shí)候會(huì)更加關(guān)注節(jié)省文檔費(fèi)用的事實(shí)。

　　經(jīng)濟(jì)下滑周期通常帶來(lái)節(jié)能環(huán)保等產(chǎn)業(yè)的增長(zhǎng)，對(duì)文件外包來(lái)說(shuō)也是這樣。此次金融危機(jī)引發(fā)全球經(jīng)濟(jì)下滑，大量企業(yè)的銷(xiāo)售受到?jīng)_擊，盈利能力下降，從而有更大的動(dòng)機(jī)來(lái)降低成本并提高效率。而文件外包是幫助客戶降低成本的有效手段，在經(jīng)濟(jì)下滑周期更容易得到客戶關(guān)注。目前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，正是推行文件外包服務(wù)的良好時(shí)機(jī)，可以幫助企業(yè)降低成本，度過(guò)冬天。”東芝泰格信息系統(tǒng)(深圳)有限公司中國(guó)事業(yè)總部董事總經(jīng)理須毛原勲對(duì)此毫不避諱。

　　讓須毛原勲和他的同行們?nèi)绱俗孕诺脑蛟谟冢募芾硗獍o企業(yè)管理帶來(lái)的實(shí)實(shí)在在的好處，在這個(gè)冬天顯得格外耀眼：

　　首先，可以幫助企業(yè)節(jié)約管理成本，提升盈利能力。有研究表明，不同行業(yè)的企業(yè)花費(fèi)在文件管理的成本一般占其運(yùn)營(yíng)成本的5%－11%，這個(gè)比例相當(dāng)驚人。文件管理外包服務(wù)可以幫助客戶有效管理文件管理費(fèi)這部分沒(méi)有審計(jì)的費(fèi)用”，并為后續(xù)的控制與管理打下良好的基礎(chǔ)，達(dá)到節(jié)約管理成本和提升盈利能力的目的。

　　其次，可以優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。外包前，大量老舊設(shè)備嚴(yán)重影響生產(chǎn)力；外包后，絕大部分設(shè)備更換為全新高性能一體化復(fù)合機(jī)，性能、生產(chǎn)力、客戶體驗(yàn)得到了大幅度的提升，從而加快信息溝通與流轉(zhuǎn)的效率。在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的今天，文件的溝通與流轉(zhuǎn)效率直接影響企業(yè)決策和做出反應(yīng)的速度。從這個(gè)意義上來(lái)看，辦公信息系統(tǒng)服務(wù)對(duì)于企業(yè)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

　　再其次，可以降低資源消耗，創(chuàng)造綠色辦公環(huán)境。文件管理外包服務(wù)通過(guò)文件設(shè)備監(jiān)控、成本管理軟件與文件安全管理軟件的配合，推進(jìn)了無(wú)紙化辦公和優(yōu)化辦公流程，通常可降低印量30%。在節(jié)省費(fèi)用的同時(shí)，有效地保護(hù)森林資源，并大幅度減少固體廢棄物排放。同時(shí)，文件外包服務(wù)使得文件設(shè)備得到合理布局，從而盡可能避免文件設(shè)備可能排放的顆粒、臭氧等有害物質(zhì)對(duì)員工健康的損害。