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班組長向下溝通的三種形式、四個步驟

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對于呼叫中心而言,服務是信息的傳遞和情緒的轉移,班組長在班組的管理過程中,不僅要作為服務人員接續和處理客戶的來電,還要處理班組員工的升級來電,一會兒外部客戶,一會兒內部客戶,角色在不斷地轉換,溝通的方式和技巧也不斷地切換,以匹配不同客戶的需求。

對班組長而言,幾乎70%的時間都在溝通,不是在和客戶溝通,就是和下屬溝通,不是和下屬溝通,就是和領導溝通,不是正在溝通,就是小跑著去溝通的路上,溝通是班組長工作生活的焦點。
而在班組內部,人與人之間的問題,70%都是因為溝通不良引起的。班組內的溝通問題集中反饋在以下方面:
班組內部員工之間、班組長與員工之間溝通機會少
班組內部流失率高,新人融入時間短,溝通的基礎信任少
班組內部的溝通受與客戶溝通的影響,方法短平快,重事少情,溝通成效弱
為了減少、避免在班組的溝通中出現以上的問題,對班組長的向下的溝通技能需要重點強調;在班組長和員工溝通之前,一定要做好充分的準備,要從以下四個方面想清楚:
說的對象是誰?需求是什么?
目的和目標
說什么
如何說
在思考如何說之前,一定要以受眾為中心,先吸引再引導,先迎合后打動;更重要的是一定要充分了解和理解95后、00后員工的共性和訴求,關注員工注意力有限,記憶力稀缺的現實;了解員工、揣摩心理、應和訴求。事情事情,事和情要并重,感性做人,理性做事。
思考問題和表達建議參考金字塔原理,每一次溝通都是單一思想的金字塔結構;建議每一位班組長需要認真學習和研討金字塔原理,為溝通和公文寫作打下堅實的基礎??山Y合金字塔原理重點練習以下三方面的溝通技巧:
下達指令
表揚
負面的反饋,如批評
如何與下屬溝通的方法:
態度——用商量的語氣和員工溝通,尊重員工的人格,智慧,想法、思考、語氣,注意語氣,對員工有足夠的關愛
準備——了解員工真實想法(多聽多問)
方法——工作要求應完整、準確、清晰 ,信守承諾
反饋——員工是否理解?有什么困難?有什么建議?需要哪些配合和幫助?
與下屬溝通的要點:
向下溝通不要出賣領導
向下溝通不要給員工陷阱
準確、明白,不要形容和描繪
批評時對事不對人
修飾你的語言和表達口氣
傾聽部屬的意見
征求解決的方案
利用身體語言表達認可與鼓勵
讓部屬參與決策
總之,與下屬的溝通非常重要,班組長要重點訓練下達指令、負面反饋、表揚、輔導等溝通技巧;向下溝通過程中,一定要堅持你交待別人,就要求反饋,別人交待你,就要問清楚!事前問清楚,事后負責任。”的原則;對班組長來說,有效地溝通會極大地提升你的生產力,促進班組長職業生涯更好地發展。

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