中國銀行業與國外銀行最大的差距在于服務--無論是服務的理念、服務的手段、服務的營銷或服務的管理。西方銀行長期以來一直處于比較激烈的競爭狀態，在客戶服務方面積累了相當的經驗。國內銀行在此方面才剛剛起步，銀行呼叫中心最早從2000年開始引入概念，很多銀行一邊規劃呼叫中心的業務功能，一邊開始進行系統建設，從簡單地接受客戶咨詢、投訴開始，到可以實現銀行賬戶的查詢、轉賬的自助交易功能，目前又要努力將呼叫中心發展成為銀行的營銷、服務中心，呼叫中心的功能越來越多，發揮的作用也越來越大。銀行呼叫中心至少包括四個方面的職能，服務咨詢、服務監督、交易處理、外呼營銷，其中咨詢服務包括投訴處理仍是最基本的職能。客戶服務最基本的工作包括解答客戶咨詢、受理客戶疑難問題、化解客戶抱怨、受理客戶投訴等，如何能夠在這些看似簡單，卻又復雜的業務中，高效率的幫助客戶，提高客戶服務的效率，提高客戶對銀行服務的滿意度，成為我們不斷探索和研究的內容。

一、建立并完善業務信息資料庫
呼叫中心首先要建立業務信息資料庫。業務信息資料庫是座席代表“戰斗的武器”，“武器”的好壞，直接影響到座席代表處理客戶問題的效率。資料庫的設計不必要追求大而全，在我們的實踐中發現，比較有效、座席代表使用較為方便的資料庫的是將業務知識設計為FAQ形式，座席代表可以通過關鍵字索引很快地找到答案。因此要求資料庫的問題要由呼叫中心的客戶專家和業務部門的專家共同設計、審核，大多數的客戶只需要了解操作層面的問題，很少涉及專業或技術性的內容，因此，資料庫的FAQ中的答案要提示操作要點，另外資料庫中要設計一個計數器，統計客戶所問問題的頻率，定期對客戶問題進行統計、分析，查找出使用頻率非常高、較高、較低和非常低的問題，對各類業務問題重新分類、組合和排列。

另一方面，資料庫的及時更新至關重要。客戶的問題往往具有時間性，經常在某一產品、或某一促銷活動開始時，呼叫中心要應對客戶大量的咨詢，如果只依賴業務部門提供文件、或等待業務部門進行通知，呼叫中心往往錯過了進行業務準備、業務宣傳的最佳時機。因此我們要求在所有的呼叫中心中配備專職的信息管理員，他們每天專職收集銀行內部各項業務信息，包括從企業網站、各種宣傳媒體等收集銀行、金融信息，將業務信息轉化成座席代表可以直接使用的FAQ形式，或以通告欄的形式提醒座席代表注意。他們另一項重要職責就是檢查座席代表轉發的客戶疑難問題，與業務部門直接進行電話、郵件溝通，及時找到答案，反饋給座席代表。

二、建立統一的服務規范
規范是一種標準、法則，服務規范也是呼叫中心最基本的管理制度。在我們的服務規范中，對座席代表的服務形象、服務語言、服務流程、客戶呼入電話的處理、呼出電話的處理流程等都進行了詳細的規定。

我們要求各個呼叫中心必須統一著裝。統一著裝不僅是為了樹立企業形象的需要，對在呼叫中心的每個工作人員來說，穿著制服可以強化他們的主人翁意識，在對客戶服務的過程中，每一個工作人員代表的是企業，而不是個人。在實踐中，我們也的確覺察到統一制服后，呼叫中心的工作面貌有了積極的改進。

在服務規范中，我們要求座席代表在辦理客戶電話中堅持：認真傾聽、適當引導、努力化解、積極協商十六字。

傾聽是座席代表應具備的基本技能之一。座席代表在應對客戶電話過程中，要耐心請聽，充分了解客戶的需要，并在傾聽的過程中，以誠懇的態度，說“對”、“是”、“我明白”等語言作回應。
適當引導是要求座席代表正確分辨客戶的真實意圖，尋找為客戶解決問題的關鍵。通過循序漸進使用開放或封閉式語言，適當提問客戶或重復客戶的問題，準確區別分辨，迅速了解客戶的意圖適時作回應。

努力化解是當座席代表接到客戶投訴后，要耐心地聽取客戶投訴，作出正面解釋，不與客戶爭論，避免矛盾升級，并積極化解客戶投訴。如果無法通過解釋避免客戶投訴，座席代表就需要積極與客戶協商解決方案。這對座席代表是比較高的要求，座席代表需要了解各項業務的操作流程，并要具備一定的應變能力。如對于卡、折丟失的客戶、需要取款、或類似緊急情況的客戶，就需要座席代表能夠靈活應變，為客戶提出應急的方案。

三、加強與各部門的溝通
通過不斷完善資料庫、加強對座席代表的培訓，提高他們的服務技能，呼叫中心對客戶問題的處理能力也在逐漸提高。發展至今，我們感到驕傲的是在呼叫中心內部可以完成的客戶咨詢、投訴電話所占比率越來越高，各業務部門也從不理解、逐漸轉為理解，繼而主動配合，并給與支持。當然，其間呼叫中心也在不斷努力地與各業務部門進行溝通協商，并逐步在建立一套體系，通過規定、制度進行約束，共同提高客戶服務水平。

經過不斷努力，近幾年，我們在呼叫中心的定位和未來發展中逐漸取得主動。通過文件的形式清晰定位了各部門在客戶服務過程中的職責和作用。同時，我們也通過各種方法主動積極宣傳營銷呼叫中心的服務和重要作用，使各個業務部門逐漸了解客戶服務中心，變被動的服務為主動的營銷，積極爭取各業務部門的支持。

目前我們的呼叫中心要接受銀行內、銀行外各界的監督。我們從銀行內各業務部門、工會、團委、退休老干部以及行外一般社會公眾中選定10-15名義務監督員，每月對客戶服務中心的服務進行打分和評比。將呼叫中心的服務公開化，讓更多的人了解新的服務渠道，感受新的服務方式。

同時，呼叫中心建立了與各業務部門或分支機構的交流制度，每季度至少組織一次（時間不少于1天）部分業務部門或分支機構負責人在客戶服務中心進行現場監督，交流客戶服務問題，提出改進建議等。

呼叫中心是銀行與客戶重要的接觸點，呼叫中心所能覆蓋到的客戶群體遠遠高于其它銀行渠道，呼叫中心也成為銀行網點、柜臺8小時以外的重要服務渠道，成為銀行服務的最后一道屏障。在銀行服務不斷提高的過程中，呼叫中心也在不斷的更新服務理念、提出更高的服務要求，不斷追求更高、更遠的發展。

作者為中國建設銀行電子銀行部市場營銷處處長；