企業(yè)的核心競爭力就是保證企業(yè)持續(xù)、健康、高速發(fā)展的“軟件”和“硬件”的有效整合，它具備不易被復(fù)制、拷貝、模仿的特性。對于一個外包呼叫中心來講，除了必須具備的CTI系統(tǒng)和人力資源這些基本因素外，能夠保證其持續(xù)、健康、高速發(fā)展的重要“軟件”因素就是靈活高效的市場推廣能力、持續(xù)的業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力、高附加的客戶價值提升能力和有效的大規(guī)模人員管理能力。而這些重要的“軟件”因素可以歸結(jié)為企業(yè)的組織、機制的建立。隨著市場的成熟和競爭的日趨激烈，外包呼叫中心的組織重構(gòu)已經(jīng)成為打造企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵。

　　傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)的外包呼叫中心在組織架構(gòu)更加注重的是提高客戶服務(wù)質(zhì)量、降低運營成本。因而往往是以運營管理部門為重點，輔以市場部、技術(shù)部等部門，對外銷售的是資源，拼的是價格。外包呼叫中心的價值實現(xiàn)嚴(yán)重依賴于業(yè)務(wù)量的大小和客戶關(guān)系維系上。隨著市場競爭的白熱化，單純通過低成本、大業(yè)務(wù)量、人情關(guān)系來獲取利潤?D?D走薄利多銷的路越來越艱難。如何使企業(yè)具有持續(xù)、健康、高速發(fā)展的能力，從傳統(tǒng)的“生存型”成為“生機型”外包呼叫中心，這就要發(fā)掘呼叫中心內(nèi)部潛能，進(jìn)行組織、機制的重構(gòu)，全面發(fā)揮靈活高效的市場推廣能力、持續(xù)的業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力、高附加的客戶價值提升能力和有效的大規(guī)模人員管理能力。

●建立“生機型”外包呼叫中心的體系結(jié)構(gòu)

　　與傳統(tǒng)型外包呼叫中心相比，“生機型”外包呼叫中心是一種運營機制的創(chuàng)新，同時也是技術(shù)架構(gòu)的創(chuàng)新。為了滿足外包呼叫中心能夠以靈活高效的市場推廣能力、持續(xù)的業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力、高附加的客戶價值提升能力和有效的大規(guī)模人員管理能力形成企業(yè)的核心競爭力，作為基礎(chǔ)“硬件”的呼叫中心系統(tǒng)平臺應(yīng)該具有與之相適應(yīng)的系統(tǒng)架構(gòu)，來實現(xiàn)科學(xué)管理、明確分工、高效運轉(zhuǎn)、相互協(xié)調(diào)的日常運營。“生機型”外包呼叫中心的系統(tǒng)平臺應(yīng)包括運營系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)制作系統(tǒng)、事后處理系統(tǒng)和企業(yè)信息化平臺。

　　運營系統(tǒng)是系統(tǒng)的重要組成部分，是外包呼叫中心的執(zhí)行機構(gòu)，是外包業(yè)務(wù)的價值得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)。運營系統(tǒng)不可缺少的包括任務(wù)派發(fā)系統(tǒng)、IVR系統(tǒng)、座席應(yīng)用系統(tǒng)、培訓(xùn)管理系統(tǒng)、績效考核管理系統(tǒng)、質(zhì)檢系統(tǒng)、計費管理系統(tǒng)，以及與外部客戶進(jìn)行連接的外部接口。同時，知識庫系統(tǒng)在運營系統(tǒng)中是重要的應(yīng)用組件，它直接為客戶服務(wù)代表提供知識庫支持，并為客戶服務(wù)代表提供了添加常見問題、知識信息錄入等知識庫的低級別應(yīng)用。它擔(dān)負(fù)著大規(guī)模人力資源管理的重任，同時是客戶關(guān)系管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)制作系統(tǒng)價值實現(xiàn)的工具。運營系統(tǒng)是傳統(tǒng)呼叫中心的重要組成部分。

客戶關(guān)系管理系統(tǒng)是為客戶關(guān)系管理隊伍提供業(yè)務(wù)支持的操作平臺。它囊括了客戶信息管理、資源信息管理、合同管理、合同項目管理、非合同項目管理、營銷產(chǎn)品管理、渠道管理、結(jié)算管理、客戶數(shù)據(jù)產(chǎn)品管理。客戶經(jīng)理通過該系統(tǒng)對市場客戶進(jìn)行信息管理、營銷管理，并有效管理各個項目的合同、合同執(zhí)行情況、項目狀況、客戶價值分析。而且可以通過資源信息管理系統(tǒng)及時取得呼叫中心資源的使用情況，以便能夠準(zhǔn)確、科學(xué)地為客戶提供資源使用方案，承諾合同資源配備方案，避免空頭承諾。對于外包客戶服務(wù)中心來說，電話銷售是外包客戶服務(wù)中心的重要業(yè)務(wù)，那么渠道經(jīng)理通過對營銷產(chǎn)品、供貨渠道、配送渠道、結(jié)算方式進(jìn)行的管理，能夠有效地保證電話銷售工作順利進(jìn)行。而無論是電話銷售也好，還是case by case的外包業(yè)務(wù)也好，還是長期客戶都不可避免地要進(jìn)行商務(wù)結(jié)算，以實現(xiàn)外包呼叫中心的服務(wù)價值。由于外包呼叫中心的業(yè)務(wù)特點，往往要向客戶提供諸如市場調(diào)查、投訴登記等數(shù)據(jù)記錄，甚至將自身在運營過程中積累的客戶信息數(shù)據(jù)打包銷售，這都不可避免地要對客戶產(chǎn)品數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。正是客戶關(guān)系管理系統(tǒng)為客戶經(jīng)理提供了有效的信息管理支持，才能夠使客戶經(jīng)理充分發(fā)揮才干，樹立誠信、精干、專業(yè)的形象，為外包呼叫中心打造靈活的市場推廣能力。

　　業(yè)務(wù)制作系統(tǒng)是外包呼叫中心形成核心競爭能力的基礎(chǔ)。良好的業(yè)務(wù)制作系統(tǒng)不但對呼叫中心的外包需求進(jìn)行充分的實現(xiàn)，而且能夠更加科學(xué)化、藝術(shù)化地將客戶服務(wù)展示給客戶。專業(yè)的業(yè)務(wù)制作能夠有效地提高溝通效率，降低溝通成本；能夠提高客戶的感受質(zhì)量；更能夠形成價值提升。傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)制作是針對單項目標(biāo)業(yè)務(wù)進(jìn)行的，對與此業(yè)務(wù)相關(guān)的服務(wù)與產(chǎn)品的支持能力往往不能讓人滿意，以至于在與客戶交流中不能充分發(fā)現(xiàn)客戶的潛在需求，坐失商機。若使呼叫中心能夠具有勃勃生機，業(yè)務(wù)制作系統(tǒng)生成智能化、人性化的客戶服務(wù)業(yè)務(wù)是關(guān)鍵。業(yè)務(wù)制作系統(tǒng)按照靈活生成、快速構(gòu)建的要求，不可缺少地要具備業(yè)務(wù)制作、業(yè)務(wù)審查、業(yè)務(wù)測試、項目培訓(xùn)、外部接口生成等重要組成部分。業(yè)務(wù)制作系統(tǒng)能夠?qū)I(yè)務(wù)簡便地發(fā)布到運營系統(tǒng)是對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基本要求。而知識庫的建立、規(guī)劃、調(diào)整等高級應(yīng)用更是業(yè)務(wù)制作系統(tǒng)的突出功能。

　　事后處理系統(tǒng)是相對于運營系統(tǒng)而言，是外包呼叫中心專業(yè)化、高價值的重要體現(xiàn)。我們都知道，呼叫中心與CRM有著不解之緣，呼叫中心運營中產(chǎn)生的大量信息資源要進(jìn)行有效的整理、分析和利用，使這些信息資源的價值得到充分體現(xiàn)。無論是在進(jìn)行市場調(diào)查、主動營銷，還是接受咨詢、投訴、預(yù)約，或者是幫助客戶完成一些業(yè)務(wù)處理過程，都能夠積累客戶的信息以及客戶行為信息。這些信息在提交給客戶之前，需要對客戶信息、客戶行為信息進(jìn)行有效性的檢查和清理。簡單地對數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和分類是最基礎(chǔ)的整理工作，經(jīng)過整理后的有效數(shù)據(jù)才是有價值的。而往往對數(shù)據(jù)進(jìn)行更進(jìn)一步的分析和挖掘，例如對客戶行為習(xí)慣、分布情況、區(qū)域影響力等進(jìn)行分析和歸納，更能夠體現(xiàn)出呼叫中心在客戶關(guān)系管理方面的價值，同時也使簡單的數(shù)據(jù)具有了更深刻的市場價值。事后處理系統(tǒng)不但包括數(shù)據(jù)整理工具，還具備數(shù)據(jù)產(chǎn)品包裝、數(shù)據(jù)清理、客戶運營報告等豐富的數(shù)據(jù)處理分析系統(tǒng)。知識庫作為外包呼叫中心的關(guān)鍵數(shù)據(jù)系統(tǒng)，事后處理系統(tǒng)不可缺少地對知識庫具有增加和維護(hù)的能力。

　　企業(yè)信息化平臺不是外包呼叫中心專有的信息管理平臺。在外包呼叫中心的IT系統(tǒng)中，它起到提高機構(gòu)工作效率、規(guī)范運營機制、便于直接溝通的作用。企業(yè)知識管理（EKM）是企業(yè)信息化平臺的重要組成部分，它不局限于企業(yè)CI管理、制度管理、報價體系管理、技術(shù)文檔管理、人力資源管理、成本模型管理等企業(yè)基礎(chǔ)性的知識管理，而是能夠從各個方位把企業(yè)運營過程中產(chǎn)生的知識、經(jīng)驗積累到信息系統(tǒng)中，并能夠?qū)ζ髽I(yè)運營提供充分的知識信息支持和延續(xù)企業(yè)的知識的作用。與此相關(guān)的還有企業(yè)OA系統(tǒng)、工作流管理，以及作為外包呼叫中心運營后勤保障的——網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、存儲管理系統(tǒng)和系統(tǒng)管理系統(tǒng)等技術(shù)支持類工具。這些系統(tǒng)交織在一起，構(gòu)建起企業(yè)信息化應(yīng)用的管理平臺，它的高效運轉(zhuǎn)不但能夠有利地支持客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)制作系統(tǒng)、事后處理系統(tǒng)、運營系統(tǒng)幾個重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，而且能夠為企業(yè)長期發(fā)展打下基礎(chǔ)。它的應(yīng)用不但能夠減少人員流動對企業(yè)造成的經(jīng)驗危機，而且能夠使新員工更加簡便地獲取企業(yè)長期積累的經(jīng)驗，使企業(yè)更加穩(wěn)固而充滿生機。

　　“生機型”外包呼叫中心新的體系架構(gòu)的形成，對適應(yīng)市場競爭、能夠持續(xù)性發(fā)展的全新經(jīng)營理念和運做模式上給予了充分的支持。目前，國內(nèi)很多呼叫中心都正在進(jìn)行大規(guī)模的集中、改造和業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，原有束縛業(yè)務(wù)發(fā)展的體系結(jié)構(gòu)勢必要被打破，新的體系架構(gòu)的建立從技術(shù)上、運營思想上為外包呼叫中心的新崛起奠定了基礎(chǔ)。

●通過組織重構(gòu)打造外包呼叫中心核心競爭力

　　靈活高效的市場推廣能力是企業(yè)核心競爭力的重要因素。外包市場和客戶的需求是不斷變化的，而相對穩(wěn)定的是呼叫中心的企業(yè)文化。外包呼叫中心利用公司靈活高效的市場推廣機制圍繞客戶的不斷變化的需求，形成穩(wěn)固的戰(zhàn)略關(guān)系。不斷發(fā)展完善的市場機制將引領(lǐng)客戶共同發(fā)展。

　　持續(xù)的業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力是核心競爭力發(fā)展的原動力。對行業(yè)的深刻理解，將使呼叫中心具備對目標(biāo)行業(yè)的創(chuàng)新性和前瞻性，不但能夠推動呼叫中心跟隨行業(yè)發(fā)展腳步，而且能夠促進(jìn)目標(biāo)行業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展。

　　高附加的客戶價值提升能力是呼叫中心持續(xù)的創(chuàng)新能力的價值體現(xiàn)。能夠為客戶帶來價值的企業(yè)才能長久發(fā)展。通過持續(xù)的業(yè)務(wù)創(chuàng)新、管理優(yōu)化，為客戶帶來更大的價值，同時也贏得了客戶的豐厚回報，在提供客戶服務(wù)的同時提升了客戶價值，形成多贏的局面。

　　大規(guī)模的人員管理能力是呼叫中心降低風(fēng)險的關(guān)鍵。呼叫中心作為勞動密集型產(chǎn)業(yè)，具有人員流動率高、培訓(xùn)成本高的特點。因此，能夠進(jìn)行大規(guī)模的人員管理，實施高效的培訓(xùn)工作，提高從業(yè)人員素質(zhì)；降低人員的流動比率，保持人員數(shù)量的穩(wěn)定是企業(yè)具有競爭能力的基礎(chǔ)。

　　企業(yè)的改革、組織重構(gòu)和業(yè)務(wù)流程重構(gòu)是企業(yè)成長過程中不可或缺的階段。目前，國內(nèi)很多呼叫中心都正在進(jìn)行大規(guī)模的集中、改造和業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，這是企業(yè)組織、機制重構(gòu)的良好契機。外包呼叫中心從傳統(tǒng)“生存型”向具有活力的“生機型”轉(zhuǎn)變過程中，最能體現(xiàn)重塑企業(yè)核心競爭能力的關(guān)鍵是：重構(gòu)精干的客戶關(guān)系管理隊伍、重構(gòu)富有生機的業(yè)務(wù)制作隊伍、建立權(quán)威的數(shù)據(jù)分析專家隊伍、重構(gòu)干練的運營管理機制、重構(gòu)簡潔的行政管理機制。

　　1.重構(gòu)精干的客戶關(guān)系管理隊伍。精干的客戶關(guān)系管理隊伍所從事的工作不僅僅是完成客戶的尋找、溝通和維系，更高的要求是需要他們能夠承擔(dān)產(chǎn)品的規(guī)劃設(shè)計和客戶的引導(dǎo)性培訓(xùn)。作為直接與客戶打交道的部門，要成為了解客戶需求、傳播呼叫中心文化的前鋒。客戶關(guān)系管理隊伍要從與客戶共同發(fā)展的角度上為客戶進(jìn)行呼叫中心業(yè)務(wù)的規(guī)劃和設(shè)計。同時，與這些前臺業(yè)務(wù)相對應(yīng)的是作為客戶關(guān)系管理的后臺支撐。新型外包呼叫中心必須針對自身占優(yōu)勢的目標(biāo)行業(yè)，組建一支深入了解目標(biāo)行業(yè)的行業(yè)專家隊伍。任何一個企業(yè)如果希望能夠為客戶提供高水準(zhǔn)、高附加價值的服務(wù)，對所涉及的行業(yè)有著深入了解是基礎(chǔ)。了解行業(yè)才能溝通，深入才能提升價值。重構(gòu)精干的客戶關(guān)系管理隊伍就是要使外包呼叫中心能夠具備聯(lián)絡(luò)客戶、管理分析客戶價值、分析策劃行業(yè)服務(wù)產(chǎn)品的專業(yè)能力。

　　2.重構(gòu)富有生機的業(yè)務(wù)制作隊伍。外包型呼叫中心大多業(yè)務(wù)以呼出業(yè)務(wù)為主，但是這不意味著呼入業(yè)務(wù)沒有市場。那么什么樣的業(yè)務(wù)更加能夠吸引客戶，什么樣的展現(xiàn)方式更能夠提升客戶價值，傳播企業(yè)文化，這些都依賴于一個充滿生機的業(yè)務(wù)制作隊伍。新型外包呼叫中心更加注重業(yè)務(wù)制作隊伍的建設(shè)。通過一個富有生機的業(yè)務(wù)制作隊伍，將呼叫中心服務(wù)以恰當(dāng)、新穎的形式傳播給不同的人群。使呼叫中心服務(wù)成為一種藝術(shù)。無疑這是外包呼叫中心形成核心競爭優(yōu)勢的基礎(chǔ)，對呼叫中心的生存和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

　　3.建立權(quán)威的數(shù)據(jù)分析專家隊伍。呼叫中心，尤其是外包呼叫中心，傳統(tǒng)上是被動接受委托方指令進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，是一個單純的業(yè)務(wù)操作部門。然而其對客戶行為分析、客戶傾向分析、客戶引導(dǎo)等獨到的優(yōu)勢往往不能充分發(fā)揮。盡管很多熱炒CRM的呼叫中心往往把客戶行為分析作為呼叫中心的典型業(yè)務(wù)，但是卻很少有哪一個呼叫中心在客戶行為分析上有獨到的創(chuàng)見，甚至連基本的呼叫中心運營數(shù)據(jù)分析都是處在初級水平。這雖然源于傳統(tǒng)呼叫中心的“成本中心”屬性和低成本發(fā)展策略上，但是沒有真正深刻認(rèn)識到權(quán)威的數(shù)據(jù)分析專家對呼叫中心業(yè)務(wù)發(fā)展的作用才是最為關(guān)鍵的。很多呼叫中心把數(shù)據(jù)分析認(rèn)為是技術(shù)隊伍的優(yōu)勢，其實，對于一個運營型呼叫中心，技術(shù)隊伍只是一個維持“硬件”基礎(chǔ)良好運轉(zhuǎn)的輔助部門；數(shù)據(jù)分析部門則是有著深厚行業(yè)經(jīng)驗的業(yè)務(wù)專家群體。建立權(quán)威的數(shù)據(jù)分析專家隊伍，對運營數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)分析不但可以提高資源利用率、降低成本，而且可以對不同客戶市場發(fā)展趨勢進(jìn)行預(yù)測分析。建立權(quán)威的數(shù)據(jù)分析專家隊伍可以通過對客戶行為的分析，發(fā)現(xiàn)客戶的購買傾向、客戶抱怨傾向、客戶關(guān)注熱點……這些為外包呼叫中心進(jìn)行直銷業(yè)務(wù)、客戶增值分析提供了有效的依據(jù)；甚至，還能夠起到引導(dǎo)客戶傾向的作用。建立權(quán)威的數(shù)據(jù)分析專家隊伍能夠根據(jù)權(quán)威的分析，設(shè)計更為有效的調(diào)查、推介，以及客戶維系策略。數(shù)據(jù)分析專家隊伍將成為呼叫中心專業(yè)化服務(wù)、提升客戶價值、強化客戶忠誠度的源動力。

　　4.重構(gòu)干練的運營管理機制。外包呼叫中心一個重要的特征就是要充分展現(xiàn)和提升委托客戶的企業(yè)文化和價值。而且，外包呼叫中心應(yīng)該能夠機動靈活地隨時面對不同的客戶、不同的價值體現(xiàn)、不同的企業(yè)文化，完成業(yè)務(wù)設(shè)計的執(zhí)行任務(wù)；而且要面對經(jīng)常性的人員流失。干練的管理機制是提高呼叫中心服務(wù)隊伍的適應(yīng)能力、應(yīng)變能力的有效保證。能夠在最短的時間內(nèi)完成大規(guī)模、多項目的培訓(xùn)工作是評判干練的運營管理機制的標(biāo)準(zhǔn)。而保持一個穩(wěn)定的較低的人員流動水平是干練的運營管理機制另一項重要標(biāo)準(zhǔn)。

　　5.重構(gòu)簡潔的行政管理機制。良好的行政管理機制是提高企業(yè)運營效率的保證，同時，由于行政管理機制的要求也將成為企業(yè)內(nèi)部突出的矛盾焦點。如果不能處理好行政管理機制中管理職能和服務(wù)職能的矛盾、生產(chǎn)職能和消費職能的矛盾，行政管理將成為企業(yè)覆滅的主要原因。更多的企業(yè)逐步傾向于扁平化管理，目的就是實行簡潔的行政管理。隨著計算機應(yīng)用的日漸廣泛，尤其是國內(nèi)企業(yè)管理水平的大幅度提高，簡潔的扁平化管理已經(jīng)廣為接受。外包呼叫中心是一個勞動力密集型的組織，大量的勞動力從事著人性化的心理溝通工作，更加需要內(nèi)部有一個簡潔、透明、溫馨的溝通環(huán)境，因此更加適合施行簡潔的行政管理。

　　我們要清醒地認(rèn)識到，組織、機制重構(gòu)并不是一蹴而就的。組織重構(gòu)的最終結(jié)果是形成業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)，運營機制的重構(gòu)，企業(yè)的再定位，因此在重構(gòu)過程中，必然觸及部分人的或部門的利益，必然將受到來自各方面的抵制。很多企業(yè)改革失敗的最主要原因通常是來自于組織內(nèi)部，如“對變革的抵抗”、“不實際的期望”、“變革意圖不能明確傳達(dá)到各層面”。作為企業(yè)改革的重要戰(zhàn)略，為保證重構(gòu)的順利進(jìn)行，在實施中尤其要采取相應(yīng)的有效措施，贏得企業(yè)內(nèi)部的認(rèn)同和配合，贏得客戶的外部支持，贏得利益受到損害的個人和部門的理解。更多的企業(yè)往往采取借助外部有經(jīng)驗的人或咨詢公司來組織實施重構(gòu)，以減少內(nèi)部的抵抗壓力；優(yōu)先考慮優(yōu)秀人才的職業(yè)規(guī)劃，來達(dá)到業(yè)務(wù)的穩(wěn)定，減少客戶流失；制訂明確的重構(gòu)方案并廣泛征求意見，以爭取內(nèi)部各階層人員的理解和支持；取得管理層的支持，來減少改革的阻力；實施前對重構(gòu)后的職責(zé)分工和業(yè)務(wù)流程貫徹到各級員工，以便大多數(shù)員工能夠提前進(jìn)入新角色；作好準(zhǔn)備，禮貌地送走部分員工，以便在減少改革阻力的同時增強新企業(yè)機制的人情味和吸引力。總之，一切工作都是要保證能夠更好地為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提升客戶的價值，從根本上建立起外包呼叫中心的核心競爭力。

作者簡介：

代軍，從事金融IT工作十余年，曾參加過銀行、證券、基金、信托、保險、政府、電力、郵政、電信等多個行業(yè)的IT系統(tǒng)建設(shè)工程。并主持建設(shè)過多個電話銀行、呼叫中心的建設(shè)工作。曾先后取得“勞動模范”、“全國金融五一勞動獎?wù)隆薄⒐ど蹄y行科技成果獎等多項榮譽。現(xiàn)任北京鴻聯(lián)九五信息產(chǎn)業(yè)有限公司外包呼叫中心、中信金融呼叫中心咨詢顧問。