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首先,企業(yè)商標(biāo)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)將商標(biāo)管理過程中有價(jià)值的資料納入檔案管理的范圍。主要包括:商標(biāo)注冊資料;商標(biāo)侵權(quán)、糾紛案例資料;廣告宣傳資料(廣告合同、廣告實(shí)物或者其復(fù)印件、照片等);包裝裝潢設(shè)計(jì)稿;商標(biāo)標(biāo)識樣本(實(shí)物版及電子版);相關(guān)費(fèi)用單據(jù);品牌的行業(yè)排名及市場占有率等數(shù)據(jù)。管理好這些檔案有以下的意義:第一、這些檔案是對企業(yè)的商標(biāo)注冊狀況、使用情況、市場聲譽(yù)等方面的客觀資料,對它們進(jìn)行分析可以有效指導(dǎo)企業(yè)制定下一步的商標(biāo)戰(zhàn)略目標(biāo)。第二、企業(yè)如果遭遇商標(biāo)異議、爭議或者訴訟糾紛時(shí),常常需要從上述檔案中尋找證據(jù)材料,做好日常的檔案管理可以在處理糾紛時(shí)從容應(yīng)對。第三、從遠(yuǎn)期商標(biāo)戰(zhàn)略目標(biāo)來看,創(chuàng)出知名商標(biāo)乃至馳名商標(biāo)是許多企業(yè)的選擇。而上述檔案就包含了企業(yè)商標(biāo)知名度方面的證據(jù)。
其次,企業(yè)商標(biāo)管理機(jī)構(gòu)要做好商標(biāo)情報(bào)工作。所謂商標(biāo)情報(bào),是指存在于企業(yè)之外的具有價(jià)值的商標(biāo)信息。對于大中型企業(yè)而言,應(yīng)注意收集以下幾類商標(biāo)情報(bào):A.國內(nèi)外主要競爭對手的所有商標(biāo)注冊申請和商標(biāo)注冊情況;B.與本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的商品或服務(wù)項(xiàng)目相同及類似的領(lǐng)域內(nèi)的商標(biāo)申請及注的制訂、世改情況;E.《商標(biāo)公告);商標(biāo)法研究刊物及學(xué)術(shù)論文,對上述情報(bào)進(jìn)行分析,可以從中了解競爭對手的商標(biāo)戰(zhàn)略,并制訂相應(yīng)的對策。同時(shí),及時(shí)掌握立法動態(tài)和科研狀況,作出迅速的反應(yīng)。

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商標(biāo)的檔案管理