外呼系統按照企業挑選的號碼組以及業務人員組，并且同時在外呼號碼的組中數選擇n個號碼自動去呼叫，呼通之后提交給符合此技能的空閑的業務人員。如果呼不通，外呼系統就會自動呼叫另一個號碼。在業務人員通話結束之后，外呼系統會自動繼續呼叫。外呼系統首先接通座席的電話之后再撥客戶的號碼，等待接通的過程，業務人員能跟客戶進行通話，如果因為占線、無人應答、空號、線路故障等問題而放棄。

外呼系統預測撥號就是把整個過程進行自動化，計算機挑選要撥的客戶然后開始撥號，所有無效的呼叫，像忙音、無應答、機器接聽都會被跳過，不接通話務員，要是客戶應答，呼叫中心系統就會迅速轉給另一個業務人員，要是因為某種原因呼叫沒有辦法送到話務員，就把號碼放入一個新的聯系名單然后等待合適的時間再撥。外呼系統的crm系統可以對客戶的信息進行管理，可以手工輸入、通訊錄導入以及名片掃描等途徑錄入客戶的資料，客戶的信息篩選和搜索以及篩選功能，電銷系統能幫助用戶迅速的找到客戶的信息。

銷售記錄和聯系人還有銷售機會以及拜訪等信息標記。外呼系統可以把對客戶的每一次拜訪和通話以及成交的情況都能隨時隨的記錄以及查看。座席的電話通話功能。外呼系統擁有座席之間相互通話，電話轉接，電話代接以及三方通話，把來電轉接出去至第三方，呼出的電話直接出局，軟件進行撥打電話，外呼系統打開客戶的資料就可以迅速一鍵撥號，座席的通話進行權限設置，座席分組等能按照實際需求進行設定。