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質量管理體系的重要特點是以成文信息為證據驗證產品的有效性。因此，在產品的策劃階段、合同簽訂階段、產品的重要節(jié)點、產品出庫等諸多環(huán)節(jié)均需要保持成文信息，從而保證產品研制過程的可追溯性。電子化成文信息產生的實踐背景來自于辦公自動化的推廣應用，以OA系統(tǒng)、PDM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等為代表的應用系統(tǒng)成為企業(yè)核心業(yè)務流程運轉的通道，這就促使原先以紙介質為主的質量成文信息轉化為在線的、電子形式的電子化成文信息。