有些小微型企業(yè)和創(chuàng)業(yè)者剛剛開始創(chuàng)業(yè)，想要有一個合適的電話系統(tǒng)用來拓展市場和服務(wù)客戶，但卻苦于沒有足夠的資金來建立自己的客服部門和電話系統(tǒng)。這時候，一種經(jīng)濟(jì)實(shí)用又能滿足聯(lián)系客戶的方式應(yīng)運(yùn)而生——400電話服務(wù)。與傳統(tǒng)的辦公電話相比，它的優(yōu)勢就在于打電話的人不需要知道你的具體辦公地址。如果您也想使用這種電話服務(wù)，那么本文將詳細(xì)介紹辦理400電話的方法和流程，讓您在使用這項服務(wù)的同時，少泛濫浪費(fèi)，使用起來非常輕松。

辦理400電話服務(wù)，其實(shí)是指辦理一個400號碼，讓客戶能夠通過這個號碼與客戶服務(wù)中心聯(lián)絡(luò)。這個電話號碼是因這個服務(wù)的上限期滿而商家自行注冊購買的，相當(dāng)于一個普通的電話號碼，但與普通電話號碼不一樣的是，它是一個專屬的唯一號碼，可以為客戶提供更加專業(yè)、便捷的咨詢、售后、維護(hù)等服務(wù)。所以，辦理400電話服務(wù)不僅能提升企業(yè)的形象和信譽(yù)度，還可以為企業(yè)帶來的額外收益。

一、選擇400電話服務(wù)商

首先，辦理400電話，要先選擇一家全國管理服務(wù)商，不同的服務(wù)商對使用手續(xù)、服務(wù)價格、客戶支持等方面存在差異。國內(nèi)較為知名的服務(wù)商主要有中國電信、中國聯(lián)通、中國移動、華為等，第二類小型獨(dú)立供應(yīng)商也有很多可供選擇。

二、辦理400電話并確認(rèn)購買

準(zhǔn)備開通400電話，需要先到所選服務(wù)商的官方網(wǎng)站進(jìn)行注冊和填寫申請表，需要提供負(fù)責(zé)人的身份證明和營業(yè)執(zhí)照等材料。注冊資料審核通過后，客服人員將與您聯(lián)系，并提供各種套餐選擇。按照需求選擇適合的套餐，可根據(jù)需要選擇不同的功能類型，例如讓客戶無需等待背景音樂、語音接入、短信通知等。最后，確認(rèn)購買標(biāo)準(zhǔn)、功能總價和繳納費(fèi)用。

三、設(shè)置400電話轉(zhuǎn)接規(guī)則

購買服務(wù)后，就需要對將要接入400號碼的轉(zhuǎn)接規(guī)則做出自己的設(shè)置。在各家服務(wù)商的管理控制面板中單擊“400服務(wù)”按鈕，進(jìn)入設(shè)置頁面。在設(shè)置頁面上，您可以自定義業(yè)務(wù)部門、客服工作時間和有效性，能夠自定義轉(zhuǎn)接到的手機(jī)號碼、分機(jī)號碼和響鈴次數(shù)等。當(dāng)客戶撥打400號碼時，根據(jù)規(guī)則，系統(tǒng)將自動將電話轉(zhuǎn)接到接收人員的手機(jī)、固定電話、QQ上，以提供所需服務(wù)。

四、電話系統(tǒng)的語音導(dǎo)向及業(yè)務(wù)規(guī)劃

系統(tǒng)部署之后，設(shè)置一個語音導(dǎo)向使客戶可以按鍵頭自己調(diào)整到需要的板塊，簡單自助查詢回答問題。這些服務(wù)都是很基本的，但可依據(jù)需要制定咨詢策略。在整個應(yīng)用過程中，需要制定業(yè)務(wù)流程及部門間的配合方案，以實(shí)現(xiàn)更高效的處理方式。同時需要監(jiān)控電話咨詢方式的統(tǒng)計及報告，以進(jìn)行對業(yè)務(wù)的調(diào)整和優(yōu)化。

五、常見問題及處理方式

1、400電話接聽數(shù)量有限，會不會有人等待？

在購買400電話的套餐時，可選擇購買不同的通話容量，以滿足不同人數(shù)接聽需求。

2、400電話接通的時候有什么提示？

選購服務(wù)的時候需要說明該提示語是什么，可根據(jù)不同語境設(shè)置不同的提示。

3、對于語音導(dǎo)向不清楚的用戶怎么辦？

400電話操作者應(yīng)具備一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)擁有較強(qiáng)的溝通技巧，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有客戶有一些小問題時，應(yīng)有耐心地與客戶進(jìn)行交流。

總結(jié)

現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營離不開給客戶提供便捷的聯(lián)系方式。400電話服務(wù)就是一種比較常規(guī)和成本相對合理的選擇，滿足企業(yè)與客戶之間的有效溝通和交流，提高客戶的體驗。我們不僅要會選購400電話服務(wù)商和套餐，還要規(guī)劃后續(xù)的使用流程，以實(shí)現(xiàn)更有效的服務(wù)。這樣做可以實(shí)現(xiàn)有效搭建貫穿整個營銷生態(tài)鏈的銷售管理體系，帶來與企業(yè)真正的回報。