對于已經(jīng)組建客戶服務中心的企業(yè)來說,也面臨著不同的發(fā)展周期,因為戰(zhàn)略的調(diào)整,可能正面臨著重建”客服中心的工作。那么如何才能建的更好,使得一切都井然有序,并且有所改善和提升呢?

客戶服務中心”的建設是一個系統(tǒng)化工程,并不是一般人認為的純技術”工作。通常來講,這包含了6個關鍵要素:服務定位、組織團隊、管理制度、技術系統(tǒng)、關鍵技能、工作環(huán)境。

服務定位

首先要對客戶服務中心的性質(zhì)進行定位,一般先要回答以下的幾個問題:

Why ?

建立客服中心的目的是什么?其中包括了戰(zhàn)略定位、長期目標、中期目標和短期目標。有的企業(yè)將客服中心的建立視為客戶滿意工程的重要環(huán)節(jié),而也有部分企業(yè)一開始就認識到呼叫中心(Call Center)是一個新的企業(yè)門戶,在做好客戶服務的同時,能通過呼入呼出服務對客戶挖掘、客戶增值、客戶保留和客戶篩選做出重要貢獻。

Who ?

客服中心要為誰提供服務?對外而言,是個人客戶還是企業(yè)客戶?是普通用戶還是VIP客戶?對內(nèi)而言,有哪些部門需要服務呢?比如成為市場部的銷售渠道之一;為產(chǎn)品部提供咨詢和服務;為維修部提供故障申告和維修預約登記;為研發(fā)部提供市場調(diào)查,為高層領導提供關鍵決策數(shù)據(jù)”,收集客戶信息和行為偏好;為分公司、經(jīng)銷商或者營業(yè)網(wǎng)點提供服務品質(zhì)的管理、業(yè)務知識的更新或者投訴的監(jiān)控調(diào)查。

Where ?

客服中心是提供一個地區(qū)的服務,還是全國范圍的服務呢?如果是全國范圍,是根據(jù)客戶群的比例實行各地市分布式座席,還是全國集中、地區(qū)集中呢?

What ?

1:提供何種服務?是以咨詢?yōu)橹?還是包含了業(yè)務處理、故障申告、投訴受理、技術支持、預約登記、客戶回訪、主動關懷、客戶資料更新、市場調(diào)查、電話營銷?

2:服務手段有哪些? 除了固定電話以外,是否需要支持移動電話、電子郵件、傳真、手機短信、網(wǎng)頁聊天?這里特別提出移動電話,是因為需要注意到手機是不能撥打800免費電話的。

When ?

服務時間如何?是工作時間,還是7×24小時呢?

How ?

服務水平如何?比如10秒內(nèi)人工接通90%的話務,投訴在48小時之內(nèi)處理完成,所有電子郵件在24小時內(nèi)回復,等等。預計每日有多少話務量?預期的成本與收益如何?具體的服務流程是怎樣的?

上述每個問題的答案都將對其它關鍵環(huán)節(jié)產(chǎn)生重要影響。如果提供全國范圍的服務,需要考慮到線路成本、人員在方言和地區(qū)地理上的技能。

如果為VIP客戶提供服務,則需考慮服務差異化策略,如優(yōu)先接入、專家服務等。再比如需要提供24小時服務,就要考慮到人員數(shù)量的變化以及夜間安全、空調(diào)、系統(tǒng)維護等方面的條件。

因此企業(yè)以及客服部門的決策層一定要先明確這些問題的答案,才能更有利于客戶服務中心的建設規(guī)劃。

組織團隊

關于團隊的建設,應該首先考慮組織架構(gòu)的設立。

從運營角度講,可考慮設置客服中心經(jīng)理、運營主管、班組長、客服代表”等。當然根據(jù)不同的規(guī)模,也可以增加或者減少層級。

除了運營之外,也可以考慮相關部門的設立。例如:客戶關注組,可以負責疑難問題解決、工單流轉(zhuǎn)、投訴處理、建議處理、知識庫建設采編等等;培訓組可以負責管理、組織、實施員工培訓;技術維護組可以負責系統(tǒng)維護、網(wǎng)絡維護、新項目應用界面開發(fā)、部分系統(tǒng)優(yōu)化;綜合行政可以負責人事、行政等事務等等。

組織架構(gòu)設定之后,接下來的工作就是招聘篩選。

招聘客服代表”的時候,應先厘定職務說明書,并注明要求,然后依此作為選擇條件,比如學歷、專業(yè)技能、方言、地理知識等等。

在招聘客服代表”過程中,富有特點的是在面試之前先進行電話測試,目的是使得招聘者在無其它干擾因素的前提下,對應聘者的聲音、語言能力、反應速度、方言技能等做一個初步考察。未通過者不能進入面試。最后的篩選建議在上崗培訓考核之后再進行。

人員招到位了,正規(guī)的上崗培訓不能缺少。

培訓通常包括公司文化及制度培訓、業(yè)務知識培訓、話務技能培訓、模擬演練。部分有營業(yè)網(wǎng)點的公司還需要安排去網(wǎng)點實習。

上崗培訓期大約在4-12周。培訓之后的上崗考核應包括筆試、口試、系統(tǒng)操作、培訓期表現(xiàn)四個部分。其中特別需要強調(diào)的是筆試內(nèi)容,應以覆蓋各個業(yè)務常見問題的80%以上為好,可以分數(shù)次進行。

而口試需要包括的內(nèi)容應該是事先計劃好的,比如一般咨詢、業(yè)務處理、故障申告、投訴、回訪等等,總之,在工作中會遇到的主要話務類型都應該包含在口試中,這樣才能知道客服代表”掌握得如何。

系統(tǒng)操作考核除了打字、系統(tǒng)界面使用外,也應該包括對知識庫(資料庫)的熟練使用。培訓期表現(xiàn)包括了出勤情況、態(tài)度和其它素質(zhì)。

每一項的考核都應以80分為合格，根據(jù)綜合的成績客服中心經(jīng)理可以最后決定員工人選。即使經(jīng)過規(guī)范的上崗培訓與考核,新員工通常也只達到老員工50%-70%左右的表現(xiàn)。因此制定明確的實習期,在實習期間加強指導和培養(yǎng)是非常重要的。通常經(jīng)過3個月的實習,新員工已經(jīng)可以達到一個標準,這時便可以轉(zhuǎn)正了。

管理制度

在呼叫中心的建設期,籌備組要應對各種各樣的事情,相對而言管理制度規(guī)范這部分是較為彈性的工作，但是不能因為有彈性而不夠重視。

首先,建設期需要的制度規(guī)范要簡潔適用,以能滿足建設期的需要為最佳。過多或者復雜的制度需要更多的管理資源,在建設期是比較難實現(xiàn)的。具體說來,建設期管理制度主要包含以下內(nèi)容:崗位管理,績效管理,行為規(guī)范,薪酬激勵,工作流程,質(zhì)量管理,培訓管理等。建議如下:

滿足客戶的服務要求,是行為規(guī)范、質(zhì)量管理和工作流程等相關規(guī)定的目標,明確合格話務的標準、規(guī)定客服代表的行為,確保每類話務處理的流暢和控制時限,不斷進行監(jiān)察和糾正預防是這三部分的核心內(nèi)容。再結(jié)合另外一個角度——-企業(yè)對客服中心的定位,就可以制訂出對人員的管理要求,也就是崗位管理、績效管理和薪酬激勵。那么需要什么樣的人才,如何培養(yǎng)人才就是培訓管理了。

技術系統(tǒng)

在大部分企業(yè)的客戶服務中心”系統(tǒng)的建設過程中,技術系統(tǒng)”通常是由企業(yè)外部的呼叫中心供應商提供的。這實際上已涉及到對供應商及其呼叫中心產(chǎn)品的選擇問題(此處不作討論),這里主要談談如何使技術系統(tǒng)的實施更順暢。

首先,供需雙方應成立共同的項目小組,盡可能分模塊負責。

保持充分溝通與合作,控制項目的進度和質(zhì)量。這里重點要強調(diào)的是:無論在技術系統(tǒng)建設的哪個階段,雙方都要保持緊密有成效的溝通。這不僅僅是指雙方坐在一起開會、提出和記錄需求的過程,而是指信息的發(fā)出、接收、確認、調(diào)整、再確認的過程。例如,供應商可以根據(jù)需求方的描述先設計出應用界面的演示版,這能給需求方以感性的認識,從而理清思路并更加明確自己的要求。待應用界面已經(jīng)通過后,再進行開發(fā)就會更貼近客戶的實際需求。

其次,要明確項目目標和里程碑。

定義好項目的最終目標,安排工作的優(yōu)先次序,設定里程碑使得計劃可以分階段進行,并且控制每個階段的完成時間,將使項目更加有序。當項目的進程遇到困難的時候,要迅速判斷優(yōu)先次序,果斷決定哪些是必備功能,哪些是可以后續(xù)開發(fā)的功能,從而確保項目按時階段性完成”,確保系統(tǒng)啟用的時間。

最后,要注意避免以下情況出現(xiàn)。

一、籌備組人員在建設客服中心的時候通常沒有足夠經(jīng)驗,很多需求是在以往的業(yè)務知識與想象”中誕生的。而技術開發(fā)人員又常常把自己定位為執(zhí)行者”,客戶怎么提就怎么記,然后根據(jù)書面標準去開發(fā)系統(tǒng)。這造成了雙方都尷尬的局面:需求方苦惱的是開發(fā)出來的東西不是想要的東西;開發(fā)方苦惱的是客戶的需求總在變化,花了很多時間開發(fā)的功能沒有用處,而另外新增了很多內(nèi)容。

二、技術人員往往不了解運營,從而經(jīng)常質(zhì)疑一個功能是否需要,常常猜測運營的流程和可能出現(xiàn)的情況。同樣,也很少有運營管理人員懂得技術,因此聽到技術名詞甚至購買了某些技術模塊卻不知道有什么用、怎么用,而另外一方面,在運營上的需求不能細化到指導開發(fā)的程度,也經(jīng)常會誤解開發(fā)的難易程度。

關鍵技能

提到關鍵技能,客服中心管理者想到的都是對客戶服務代表”的招聘選拔、上崗培訓。這確實很重要,但更加重要的是客服中心管理人員的關鍵技能培養(yǎng)。

如對呼叫中心系統(tǒng)的基本了解,話務量預測與排班,報表制定與分析,質(zhì)量標準的制定和監(jiān)聽,現(xiàn)場管理,輔導技巧,招聘技巧,管理評審會議等等,這每一項都是運營中的關鍵點。

如何才能獲得這些關鍵技能呢?如果已經(jīng)有了具備這些關鍵技能的人員,那么最好的辦法是注重內(nèi)部的傳承,可以通過定期小范圍內(nèi)部培訓的方式,使大家有開放的心態(tài)分享和學習,培養(yǎng)每個運營管理人員的綜合技能,營造學習型組織的氛圍。

如果不具備掌握這些關鍵技能人員,那么參加相關的專業(yè)培訓或者請專業(yè)機構(gòu)進行顧問咨詢是很好的選擇。這樣可以幫助客服中心盡快培養(yǎng)核心能力,并且從更專業(yè)的角度將這些技能的培養(yǎng)和傳承系統(tǒng)化,科學化。

工作環(huán)境

在對呼叫中心供應商及其呼叫中心產(chǎn)品進行選擇時,籌備組的人員都會參觀幾個正在運營的客戶服務中心。如果看到的是窗明幾凈的現(xiàn)場,點綴著綠色的植物,配之以服務的口號和代表團隊精神的圖片或者龍虎榜,通常都會感覺到賞心悅目,贊不絕口。

其實工作環(huán)境的布置還有更豐富的內(nèi)容。

首先是選址。選址應該考慮到滿足未來2-5年的話務需要、注重成本控制、溝通方便、安全性和交通便利性。

其次是場地布局。布局時應該考慮以下空間:呼叫中心現(xiàn)場(呼入呼出分區(qū),管理人員分區(qū))、管理人員辦公室、帶有終端環(huán)境的培訓兼會議室、員工休息室(滿足小休和用餐需要,適合情緒的放松)、面談室(適合一對一的輔導)、機房(不間斷電源)等。除了空間外,還要考慮24小時空調(diào)、吸音、安全、保密等方面的因素。

最后是環(huán)境布置。布置的原則是整潔有序并且能激發(fā)員工的工作熱情。比如要專門設置水杯架,座位牌,簽退牌,實物柜,資料柜,還要布置宣傳欄、龍虎榜、標語等。