受控電子郵件歸檔服務與獨立電子郵件歸檔產品一樣越來越流行，表明越來越多的用戶愿意放棄對電子郵件歸檔的控制而讓其他人來完成這項工作。

　　據IDC公司分析師Laura DuBois說，整個電子郵件歸檔市場在2006年的總收入達到了4.77億美元，其中獨立電子歸檔服務所占比例達到了40%。IDC公司稱，雖然獨立電子歸檔服務與電子郵件歸檔產品的比例并沒有發生明顯變化，客戶們用于獨立電子歸檔服務的開支將與他們用于產品的開支一樣快速增長，今年將超過40%。

　　她說："有些用戶曾經將獨立電子歸檔服務與產品進行了對比，結果發現使用獨立電子歸檔服務在經濟性方面更可行一些。"她說，服務的執行時間更短、在出現訴訟時強制性更強一些。而且，她說象Zantaz那樣既提供軟件又提供服務的公司也許在市場上的生存能力更強一些。

　　不久之前，企業們還不清楚將電子郵件外包出去是否比自己來做這部分工作的成本更低一些。但是包括Zantaz(最近以3.75億美元的價格出售給了Autonomy公司)、Fortiva、LiveOffice 、MessageOne和MessageOne轉售商IBM、Iron Mountain和Sungard等公司在內的大批供應商均聲稱推出各自的電子郵件外包服務。

　　MessageOne公司的EMS電子郵件歸檔服務具備電子郵件歸檔和電子查找功能，該公司產品管理副總裁Bryan Rollins說："On-premise解決方案在配置和應用上都比較復雜。"他在銷售公司服務時列出了On-premises解決方案存在下列成本因素：

　　一般性基礎結構成本(軟件、服務器、存儲器)。

　　基礎結構的升級成本。

　　實施解決方案所需的專業性服務。

　　操作系統維護、歸檔軟件、升級和補丁。

　　確保歸檔電子郵件高效的成本。

　　Rollins說："這里可能還有許多隱藏成本。人們并不是總是能夠想到他們必須升級他們的基礎結構或者在專業性服務上支付多于軟件成本數倍的費用來保證方案按自己的要求順利實施。"

　　還有一些成本與電子郵件歸檔錯誤的解決和起訴或者審計有關。

　　當然，所有的這些成本都還應加上相應的服務費。MessageOne公司的服務是按照包月來收費的，成本構成包括每位用戶和每GB存儲器等收費標準。一般，每位用戶的費用在3美元到5美元之間，高端每GB存儲空間的費用在5美元左右。象安全和電子查找等功能也要另外收費。

　　有些服務的定價模式不同。除了OEM的EMS服務之外，Iron Mountain公司還提供了其自己的Digital Records Center for Compliant Messaging服務，這項服務可以管理和歸檔電子郵件、即時信息和大型企業客戶為滿足美國證券交易委員會關于財報發布法規要求而所需的彭博社通訊服務。這項服務只是按照客戶選擇的存儲容量來收費的，但是每月費用可能是300美元或者更多。 Iron Mountain公司產品經理Sean Hegarty說："有些客戶每天給我們2萬封電子郵件，而其他客戶可能每年給我們350萬條即時信息。"

　　有證據表明客戶們考慮到成本的因素更傾向于將電子郵件歸檔服務外包出去。例如，Texas Credit Union League正是處于對上述成本的考慮才選擇了Fortiva服務。

　　TCUL覺得投資在室內解決方案需要對它們的基礎結構進行重大改動，而且還需要增加員工和維護工作。而且他們還認為自己來完成電子郵件歸檔工作的風險是很高的。

　　持相反意見的是Maureen Durack，她是芝加哥法律事務所Vedder,Price,Kaufman & Kamholz公司的管理信息系統主管。Vedder,Price,Kaufman & Kamholz公司正在使用CA公司的Records Manager產品。她說："由于我們是一家需要處理大量電子郵件的法律事務所，我們希望在電子郵件的儲存上擁有一定的靈活性，這樣我們就能將歸檔、備份和災難恢復做得更好。"她解釋說，公司還使用了CA公司的Message Manager。

　　現在，不僅受控電子郵件服務正在發生劇變。例如在本周早些時候，Zantaz公司宣布其企業歸檔解決方案(EAS)和其Introspect電子查找產品將更緊密地結合在一起。

　　其競爭對手CA公司也作出了類似的舉措，公司宣布它將把其Message Manager、Records Manager和Files System Manager都捆綁在一起，組成一個名為Information Governance的解決方案。CA公司的Information Governance分公司的產品營銷主管Kristen Perdue說："捆綁后的集成解決方案的好處是可以預見到的，即產品之間的兼容性將更好。"他說公司應該能更快地對審計和電子查找要求作出回應。

　　支持電子郵件歸檔的人強調說，使用這些解決方案的客戶越來越多證明了他們的需求也會越來越大。但是擁有大量資源的大型企業使用自己的室內解決方案也并非不可能做得更好。

　　供應商們強調，那是頗有爭議的。MessageOne公司的Rollins說："自己開發的產品的成本與大型企業的相關成本一樣高。"Iron Mountain公司的Hegarty也持有相似的意見。他說："企業的規模越大，擁有的數據就越多，企業被起訴的可能性也越大。"

　　雖然現在無法確定電子郵件歸檔服務的銷售業績是否能夠比獨立產品銷售業績更快地增長，但是有一件事是肯定的：企業客戶們將繼續選擇服務型解決方案，在消費規模上至少能夠與自己開發的解決方案達到同一水平。